Es deber de EXPERTMÉDICA, sus órganos de administración, de gestión, de control, Oficial de Cumplimiento, colaboradores responsables en los procesos de contratación y demás colaboradores, aplicar de forma estricta la ejecución de las siguientes políticas:

• EXPERTMÉDICA promulga y expone su compromiso institucional para cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias que en materia de prevención y control del LA/FT han determinado o llegaren a determinar las autoridades y organismos de vigilancia y control pertinentes y las que por iniciativa propia se establezcan dentro del Grupo.

• La Junta Directiva de EXPERTMÉDICA debe asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con la prevención y control del LA/FT.

• El marco de referencia, directrices, lineamientos y metodologías de la Gestión del Riesgo de LA/FT EXPERTMÉDICA se encuentran dentro del marco del Sistema de Gestión de Riesgo de la compañía, entendido este como el conjunto de tareas sistemáticas para planear, hacer, verificar y actuar frente al riesgo.

• Los administradores, representantes legales, directivos y todos los colaboradores EXPERTMÉDICA deben comprometerse a prevenir que la organización sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas relacionadas con LA/FT.

• Los administradores, representantes legales, directivos y todos los colaboradores deben comprometerse a prevenir que la organización tenga vínculos con personas naturales y/o jurídicas relacionadas con actividades de LA/FT y a detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas a LA/FT.

• El Representante Legal de EXPERTMÉDICA es responsable de asignar los roles y responsabilidades para la implementación y desarrollo del sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT en cada una de las áreas y a los colaboradores que considere pertinentes de acuerdo con su estructura organizacional, normatividad aplicable y cadena de valor.

• El Representante legal está en la obligación de asignar los recursos humanos, financieros, técnicos, tecnológicos y logísticos que sean necesarios para la gestión del riesgo LA/FT. El Oficial de Cumplimiento deberá contar con las facultades y recursos necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones.

• La Junta Directiva, los directivos y demás colaboradores de EXPERTMÉDICA se abstendrán de generar conflictos de intereses derivados o relacionados con la detección y análisis de operaciones inusuales y con la determinación de reporte de operaciones sospechosas. De encontrarse ante una situación de conflicto de intereses, algún miembro de la Junta Directiva, los directivos o colaboradores, éstos deberán informar de su existencia.

• Todos los colaboradores de EXPERTMÉDICA están en la obligación de cumplir las políticas, procesos y procedimientos aplicables en el desarrollo, implementación y seguimiento del Sistema de Gestión de Riesgo de LA/FT, orientando sus acciones a la mitigación de los riesgos e identificación de operaciones inusuales, estando obligados a reportar a las áreas de cumplimiento acerca de cualquier situación u operación inusual o sospechosa de la cual tengan conocimiento directa o indirectamente.

• En EXPERTMÉDICA no se realizarán operaciones con bancos comerciales o con entidades financieras no constituidas legítimamente, que no tengan presencia física en algún país (shell banks), ni con empresas ubicadas en países o jurisdicciones que carecen de políticas adecuadas para controlar y prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

• EXPERTMÉDICA deberá garantizar:

o La adopción de políticas claras respecto a la utilización de los medios financieros, así como sobre los perfiles de quienes pueden acceder a su manejo.

o La práctica de una política clara respecto de las certificaciones y recomendaciones, instrumentos aprovechables por otra empresa para el conocimiento del cliente.

o La identificación de todos los factores de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo de la empresa y el establecimiento y actualización periódica de controles al respecto.

• La organización no podrá realizar ninguna operación comercial o contrato si un potencial proveedor, prestador o nuevo colaborador aparece registrado en las listas SDNT (Lista Clinton) o en la Lista de Terroristas emitida por la organización de Naciones Unidas (Lista ONU) y si un asociado, cliente o proveedor activo es registrado en la lista SDNT (Lista Clinton) o en la Lista ONU, la organización deberá realizar las actividades necesarias para terminar la relación comercial y no podrá realizar ninguna nueva operación con él.

• Los colaboradores implicados en la detección y reporte de operaciones sospechosas que se hayan intentado o se hayan efectuado en la organización y que se hayan comunicado a la Unidad de información y Análisis Financiero UIAF, deberán guardar absoluta reserva sobre la misma.

• Ninguna persona EXPERTMÉDICA podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999. El análisis de las operaciones de un cliente o usuario, debe ser de manejo “confidencial” y por ningún motivo esta persona debe ser informada de los reportes realizados a las autoridades correspondientes.

• EXPERTMÉDICA establecerá políticas de aceptación, rechazo, exclusión o desvinculación de clientes y proveedores, definiendo cuales mercados no son objetivo, las actividades económicas de riesgo superior, las zonas vulnerables al lavado de activos y en consecuencia las medidas de debida diligencia que deben adoptar.

• El conocimiento de los clientes, proveedores y demás relacionados contractualmente, de su moralidad comercial y personal, estilo de vida y origen de sus negocios se convierten en factores de análisis. Es necesario verificar la información suministrada y cualquier duda en estos aspectos deben aclararse debidamente antes de realizar contratos de venta o prestación de productos o servicios.

• Las administradores, representantes legales y directivos deben comprometerse en crear y fortalecer una cultura organizacional orientada a anticipar y gestionar los riesgos de LA/FT de la organización y a crear en los empleados una cultura de autocontrol, mediante habilidades en la identificación y valoración de riesgos operativos, jurídicos y reputacionales a los cuales puede verse expuesta la organización y su recurso humano, por lo cual estos temas serán prioritarios en los procesos de formación del talento humano. Para ello, cada empresa EXPERTMÉDICA, destinará los recursos que considere pertinentes en formación y generación de campañas sobre la importancia y la naturaleza de la gestión del riesgo de LA/FT, difusión de políticas y prácticas deseables, controles internos y difusión de casos internos y externos.

• Se realizará la divulgación y socialización de las políticas LA/FT a todos los colaboradores sobre el concepto y el impacto de lavado de activos y la financiación del terrorismo. Adicionalmente se dará capacitación, inducción y acceso a las herramientas de control a aquellos colaboradores responsables de los procesos de contratación definidos en este manual.

• El Oficial de Cumplimiento de EXPERTMÉDICA en coordinación con el área de Formación de Gestión Humana, debe socializar la normatividad vigente, políticas y procedimientos internos, actualizaciones y modificaciones que se relacionen con la prevención y control del LA/FT entre los administradores, directivos y demás colaboradores.

Los Directivos y colaboradores que incumplan las políticas, procedimientos relativos a la Gestión del Riesgo de LA/FT serán sujetos de sanciones, las cuales se encuentran descritas en el capítulo de Régimen Sancionatorio del presente Manual.

En EXPERTMÉDICA hemos implementado una línea ética con el objetivo de garantizar transparencia y claridad en todos nuestros procesos con colaboradores, contratistas y terceros. Escríbenos al siguiente correo: lineaetica@calidadeps.com